Records Management vs. Spisová služba, část 1.

Pokud bych se měl vyjádřit expresívně, pak v tom v tom tvůrci národního standardu pro spisové služby, byť možná ve vleku zákonodárce, udělali pěkný bordel.

Národní standard je do značné míry překladem evropské normy MoReq2 (mimochodem, už se připravuje nový standard MoReq2010 - bude se tedy Národní standard aktualizovat?), který ovšem obsahuje některé "překladatelské boty" (že by cui bono?), které ve svém důsledku vedou k naprostému zmatení pojmů. Totiž, větu, která v originále zní:

"some documents become records"

přeložili jako

"záznamy se stávají dokumenty"

(to jest prohodili pojmy).

Pojem "Electronic Records Management System" pak překládají jako "Elektronický systém spisové služby", což má evidentně navodit dojem, že "spisová služba" je tím pravým ořechovým pro udržování elektronických dokumentů.

Jakkoli je těchto pojmech beze vší pochyby značný překryv a existují organizace, kde plně splývají, spisová služba není totéž co records management a naopak.

Problém s termínem spisová služba je totiž ten, že je poměrně jasně specifikován zákonem 499/2004 Sb. - §63 stanoví kdo spisovou službu vykonává a §70 potom jakým způsobem.

Termíny spisová služba a records management tedy splývají výhradně u organizací uvedených v §63.

Sám zákon 499/2004 Sb. však stanoví, že "Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají" též další organizace dané zákonem. A pokud by tak nepřikazoval zákon, v přiměřené míře by tak měl přikazovat zdravý rozum (minimálně pro tu část věty "uchovávat dokumenty"), protože pro řadu organizací představují dokumenty a jejich efektivní správa skutečnou hodnotu. A troufnu si tvrdit, že přestože by řada z nich ocenila (možná pod vlivem okolností) records management, spisová služba by pro ně byla zbytečnou přítěží.

V čem tedy spočívá rozdíl?

(Pokračování příště)