SES, "firemní Google" je součástí licence UCM

Jakkoli se jedná o zcela novou informaci, budeme vlastně pokračovat ve výčtu vlastností Oracle UCM. Product management vydal prohlášení, ze kterého vyplývá, že nadále bude Secure Enterprise Search (SES) součástí licence Oracle UCM, a to v omezené licenci.

Omezení licence spočívá v tom, že SES musí být nainstalován i běžet na stejném hardware jako UCM a SES může prohledávat jen UCM.

K čemu se hodí SES?
Asi nejlepší přirovnání je, že se jedná o "firemní Google". (Ve své neomezené verzi) SES umí prohledávat nejrůznější úložiště obsahu:

• web content,
• databáze,
• souborové systémy,
• IMAP-email schránky,
• ECM úložiště (jako je UCM ad.),
• aplikace,
• portály,

indexovat tento obsah a poskytovat rozhraní pro zadání vyhledávacího dotazu a zobrazení výsledku. Pro získávání obsahu využívá SES techniku "crawlingu", tj. opakovaného postupného "prolézání" zdrojových úložišť. Na rozdíl od "googlu" dokáže SES zachovat vazby mezi prohledávanými zdroji, které navíc mohou mít značně heterogenní charakter (jak vyplývá z přehledu).

V čem je přínos SES pro UCM?
Hlavní přínos vidím v tom, že přestože musí SES běžet na stejném hardware, jedná se vlastně o nezávislý systém, který může asynchronizovat některé operace (např. vytvoření vyhledávacího indexu po aktualizaci položky).

SES běží nad databází Oracle DB Enterprise Edition, jejíž omezená licence je zase pro změnu součástí licence na SES.

HowToComponents pro UCM 11g

Tento týden si dáme jako bonus jeden krátký článek navíc. Bex Huff, autor knihy The Definitive Guide to Stellent, spoluautor řady dalších knih na téma ECM a dlouholetý konzultant v oblasti ECM či produktu Stellent, zveřejnil na svých stránkách HowToComponents pro release 11g.

Zejména pro ty z vás, kteří se chystají upravovat GUI, to může být velmi cenný zdroj informací (v ostatních částech "starší" komponenty moc měnit třeba nebylo).

Přehled vlastností Oracle UCM, část 7., pár slov k URM

Dnes budeme pokračovat tam, kde jsme minule skončili. Máme již tedy hotovo:

• odlišení 'records' a 'non-records'
  
• přiřazení dispozičních pravidel

Samozřejmě, jelikož z každého pravidla existují výjimky, nabízí modul records management (RM) způsob, jak se s nimi vyrovnat - takovou výjimkou může být např. vedení soudního procesu, které může být značně nezávislé na skartačních lhůtách a jistě by zákazníka nepotěšilo, kdyby systém uprostřed procesu smazal důležité svědecké důkazy. Tyto výjimky (angl. disposition holds, nebo 'freezes') umožňují vytvořit nad každou položkou jakýsi 'zámek', který ji vyloučí z provedení dispozičních pravidel.

Poslední vlastností, o které se z modulu RM zmíním detailně je audit. Vzhledem k tom, že records management reaguje často na požadavky dané zákonem, nezřídka musí pro případný audit doložit nejen položku a obsah, ale také to, kdo s položkou jak pracoval - včetně seznamu uživatelů, kteří na položku nahlíželi. Samozřejmě, audit v RM je rozšířením standardní funkcionality nabízené Content Trackerem. Jedná se hlavně o tvorbu reportů zaměřených na úlohy spojené s modulem RM.

UCM RM vs URM?
Nyní uděláme malou odbočku na Universal Records Management (URM) - máme-li modul RM v UCM, k čemu ještě potřebujeme produkt Universal Records Management?

1. federovaný records management
URM je schopno provádět centrální nastavení RM politik a díky technologii adaptérů (které je třeba každý zalicencovat!) vynucovat tyto politiky nad řadou úložišť. K dnešnímu dni existují adaptéry pro:

• UCM
• filesystem
• SharePoint
• Documentum
• FileNet
• Symantec Enterprise Vault
• a pak generický adaptér pro .NET a Java umožňující napojení na další úložiště

2. správa fyzického obsahu
URM má také modul pro správu fyzického obsahu. Při práci s fyzickým obsahem (listinné dokumenty či jejich celky jako šanony, ale také fyzická média jako CD-DVD obsahující elektronický obsah, atd.) je třeba podporovat některé další scénáře: obsah je buď 'někde uložen' nebo si jej 'někdo vypůjčil', bylo by vhodné, aby systém uměl sledovat naplněnost skladovacích prostor, atd. Základní myšlenkou je však to, aby hlavní vlastnosti RM, tj. dodržování skartačních lhůt a audit bylo možné nastavit a monitorovat na jediném místě, a to bez ohledu na typ položky.

3. licenční omezení
Aby vše nebylo tak jednoduché, připravil nám product management URM ještě jeden rébus - UCM RM je totiž možné použít v konfiguraci RM modulu 'Minimal' nebo 'Typical'. Bohužel však není nikde specifikováno, které features jsou součástí těchto konfigurací a které nejsou. Věřím, že se jedná zejména o speciální vlastnosti nutné pro DoD certifikace (např. tzv. "klasifikace", což je rozšíření standardních bezpečnostních mechanismů).

V zásadě bych se proto při výběru zda na records management použít URM či jen UCM RM držel hlavně prvních dvou výše zmínených kritérií.

Přehled vlastností Oracle UCM, část 6.

V dnešním článku budeme pokračovat popisem vlastností Oracle UCM a tentokrát se podíváme na oblast, ve které (a asi právem) vládnou určité nejasnosti kolem funkcionality i licencování - records management.

Sám výčet 'vlastností' modulu records management je poměrně strohý:

• records management; to si zaslouží další míru detailu
  
• URM content server adapter; tzn. pokud byste se rozhodli implementovat UCM i URM (k důvodům se také dostaneme - pravděpodobně ve speciálním článku o URM), adaptér, jehož úkolem je napojení URM do UCM a vynucování politik nastavených v URM na úrovni UCM, je součástí licence UCM

Jen pro připomenutí, hlavní požadavky na jakýkoliv ERMS systém jsou dva:

1. zaručit, že položky (na toto téma viz. zde), u kterých je k tomu nějaký důvod (zpravidla zákonný), se nesmažou
2. zaručit, že položky, u kterých k tomu důvod naopak je, se smažou, a to kontrolovaným způsobem dle významu položky

Příkladem z první kategorie mohou být došlé či vydané faktury, které mají skartační lhůtu 10 let; příkladem z druhé kategorie mohou být některé záznamy o zaměstancích, které ze zákona o ochraně osobnosti smí firma držet maximálně 2 roky po rozvázání pracovného poměru; jiným příkladem může být snaha smazat nepotřebný obsah (např. emaily).

V systému, ale vlastně i v metodice, se o splnění těchto požadavků stará spisový plán (angl. file plan či retention schedule), což je hierarchická struktura, zpravidla má podobu stromu, kde je možné uzlům přiřadit různé vlastnosti; zejména pak

• jedná-li se o položky, které nesmí uživatel ad-hoc smazat (viz faktury z našeho příkladu); v UCM/URM je tento požadavek implementován pomocí 3 metadatových 'flagů': isDeletable, isEditable, isRevisionable; mimochodem,všimnětě si, že s 'non-records' položkami je možné pracovat dále jako s živými, tj. vytvářet nové verze, měnit je, dokonce i mazat (v rámci bezpečnostních pravidel), ale přesto je možné na ně aplikovat pravidla jako na 'records'
  
• jaký je životní cyklus položky, resp. jaká dispoziční pravidla se na položku vztahují

Pozn. dispoziční pravidlo je vlastně definicí události a reakce na ni (např. na konci měsíce, v němž vyprší k ukončení pracovní smlouvy se zaměstnancem, počkej 2 roky a pak smaž obsah, včetně metadat). Událostí i možných reakcí je celá řada - události mohou být dané jak časem (př. 10 let po ukončení fiskálního roku), tak nějakou stavovou logikou závislou na vnějších faktorech (př. po dobu 1 roku nikdo položku nepřečetl); reakce pak kromě základních dvou, tj. 'smaž položku i metadata' nebo 'smaž položku, ale ponech metadata', umí pracovat s položkou na mnohem jemnější úrovni metadat či stavů - stavy jako 'Expired', 'Archived', 'Canceled' apod., což se velmi často používá pro přesun položky v rámci fyzického úložiště (s rychlého na pomalý disk či na pásku - samozřejmě, o přesun se stará HSM fyzického úložiště nebo databáze Oracle, nikoliv ERMS). V neposlední řadě je pak třeba zmínit, že jak události, tak reakce mohou být customizovány a že dispozičních pravidel může být přiřazeno hned několik (samozřejmě, každé z nich bude mít trochu jiný úkol - jedno může zaručovat přesun v úložišti, druhé zákonné povinnosti a třetí třeba migraci formátu).

(pokračování příště)

Přehled vlastností Oracle UCM, část 5.

Vyzbrojeni obecnými informacemi na téma Web Content Management se nyní můžeme podívat detailně na vlastnosti WCM modulu v UCM.

• Site Studio - nejdůležitější prvek modulu WCM. Ve skutečnosti se jedná minimálně o 4 různé přístupy:
  
  • přístup Čtenáře (neuatorizovaného nebo autorizovaného, který toho může vidět víc - zde se využívají principy Zabezpečení)
    
  • přístup Contributora (autor, redaktor apod.), který může modifikovat předem definovaným způsobem obsah stránky
  • přístup Managera Site, který může měnit strukturu site (navigaci apod.)
  • přístup Designera/Vývojáře, který vytváří šablony, resp. layout stránek
    
  
  Pokud jde o konkrétní nástroje, pak první tři role pracují přímo v internet browseru (využívá se hodně javascript, proto si zkontrolujte, jaký typ browseru a v jaké verzi je podporován). Poslední role pak pracuje s vývojovým IDE. Od verze 10gR4 je možné vybrat si ze dvou způsobů:
  
  
  • Site Studio Designer, což je dřívější způsob, kdy šablony vznikají především jako .hcsp soubory a vývojářským jazykem pro vývoj atomických fragmentů je iDocScript. Designer je Windows desktop aplikace.
    
  • Site Studio for External Application (SSXA), což je nový způsob, kdy šablony vznikají jako .jsp(x) a vývojářským jazykem je Java. IDE pro tento způsob je JDeveloper.
    
  
  
• Site Studio Publishing Utility, což je utilita umožňující vypublikovat site navrženou pomocí Site Studia na obyčejný web server (samozřejmě, jen pro čtenáře bez možnosti se autorizovat)
• Content Publisher, technologie umožňující tvorbu site na základě šablon při využítí obsahu jako jsou MS Office ad. formáty (předchůdce Site Studia)
• Connection Server, technologie pro synchronizaci více prostředí. Podporuje tři základní scénáře:
  
  • synchronizaci produkčního a staging prostředí (staging může být vnitřní systém, do kterého píší autoři svoje změny, na kterém probíhá schvalování apod.)
  • podpora push či pull modelu pro synchronizaci mezi Oracle Content Serverem a systémy třetí strany (např. SSXA sites mohou bežet na aplikačním serveru s několika knihovnami pro přístup k obsahu)
  • agregaci obsahu ze starších systémů do Oracle Content Serveru, pokud mají tyto běžet souběžně
    
  
  
• Content Portlet Suite - přístup k funkcím Content Serveru (check-in, vyhledávání, zobrazení obsahu) z portálových prostředí.

Pokud bychom vzali gartnerovký výčet požadavků na WCM (viz minulý článek) a doplnili výše uvedený seznam o funkce Content Serveru a možná Content Tracker, pak na pokrytí celého seznamu zbývá zmínit toto:

1. v rámci definice šablony stránek je možné vytvořit tzv. placeholdery, což jsou části stránky, ve kterých je zobrazován další obsah. Tím mohou být buď webové datové soubory (což jsou specifická XML editovatelná přes WYSIWYG editor), nebo konvertované nativní soubory (MS Office, ale i obrázky či např. flashe). Autor šablony či manažer site pak může omezit takové parametry jako, ze kterých souborů může contributor pro konkrétní placeholder vybírat (kriteria jsou dána přes metadata) či jaký stylesheet je možné užít při finální konverzi (barva nadpisů, velikosti písem apod.)
2. kromě placeholderů mohou být na stránce zobrazeny i statické a dynamické seznamy (seznamem je přehled položek z úložiště podobný seznamu, který se objeví při vyhledávání; statický seznam je dán přesně výčtem, dynamický vzniká jako dotaz na úložiště)
3. WCM také podporuje tvorbu stránek typu formulář, tj. možnost zadat několik vstupních údajů a odeslat je na server (metodou POST); výsledkem je XML obsahující vstupní údaje
4. externí aplikace je možné zobrazovat pomocí iframe
5. všechen obsah, tj. texty, obrázky, videa, ale i šablony stránek, či atomické snippety a pagelety užité v šablonách jsou uloženy jako položky obsahu v úložišti - je na ně tedy možné aplikovat metadata, zabezpečení, workflows, atd.
6. kromě jiného však tento přístup podporuje správu více site či více jazykových verzí (zejména scénář typu: změní-li se obsah na jedné site, propaguj změny do dalších)
   

Pozice Web Content Managementu v dnešní době

Před dalším dílem našeho seriálu o vlastnostech UCM, konkrétně modulu WCM, by možná stálo za to se nejprve zamyslet, jaká je vlastně pozice disciplíny Web Content Management v dnešní době.

Už někdy kolem roku 2000, kdy sdružení AIIM přišlo s termínem Enterprise Content Management (ECM), dochází ke sdružení několika do té doby nezávislých disciplín pod jeden souhrnný termín (za chvíli si uvedeme požadavky na WCM, z nichž bude evidentní, že překryv s jinými disciplínami, konkrétně pak Document Management Systems, DMS, je skutečně poměrně značný). Přesto dodnes vychází např. magický kvadrant pro WCM - poslední najdete např. zde.

V tomtéž reportu najdeme výčet požadavků toho, co by WCM řešení mělo umět:

• základní služby jako check-in/out, verzování
• autentikace uživatelů (autor - redaktor) a přiřazení práv
• tvorba obsahu webových stránek prostřednictvím šablon nebo konverzí textových dokumentů
• workflow pro review a schvalování
• konverze do HTML či XML a podpora šablon pro zobrazení na webu
• řízená publikace obsahu na webové servery nebo jiné systémy pro správu site
• schopnosti pro správu více site a více jazykových verzí
• web analytika a reporting (např. návštěvnost)
  
• schopnosti WYSIWYG designu a oddělení formy a obsahu stránek
• podpora různých rolí (design, administrator, editor, marketer, autor apod.)
• podpora agregace či syndikace obsahu (REST, RSS)
• podpora rich media (např. flashů)
• schopnost zobrazit obsah na různých (např. mobilních) zařízeních

V dnešní době dochází hlavně k překryvu s další oblastí, kterou Gartner nazývá "horizontální portály" (magický kvardant na rok 2010 najdete zde), které jsou definovány mnohem střídměji jako "infrastruktura webového software, která nabízí interakci mezi informačními zdroji (webový obsah, aplikace a obchodní procesy), znalostními zdroji a lidskými zdroji pomocí tím, že cíleně zaměřuje nabídku (obsahu) dle audience, a to vysoce personalizovaným způsobem". Trochu krkolomný překlad krkolomné definice, ale v zásadě to znamená, že se obsah stránky přizpůsobuje čtenáři, a to buď podle záměrů organizace, nebo podle záměrů čtenáře (či obojí najednou). Troufnu si poznamenat, že se u "portálů" někdy zapomíná na zkušenosti z "WCM" a znovu vymýšlí kolo (neřku-li, že by se náhodou někdo odvážil využít to, co už je ve WCM hotovo - v tom je Oracle poměrně unikátní, ale i nám trvalo skoro rok a půl, než jsme dokázali propojit "portálové" řešení s "WCM").

Hlavní ale je, že zákazníka toto škatulkování nejspíš zajímat vůbec nebude. Firmy řeší problém "online presence", a to ve všech komunikačních kanálech - B2B, B2C, B2E, čímž (kromě B2E) se zabývá zpravidla oddělení marketingu. Vlastně si myslím, že úspěšnost těchto řešení nebude ani tak dána technologickými vlastnostmi, jako spíš tím, jak se podaří naplnit marketingovou vizi.