Records Management vs. Spisová služba, část 2.

Abychom se dokázali posunout dále a vyhnuli se pokud možno termínové pasti, je třeba si narovnat základní pojmy: pro anglický termín document budu nadále používat český ekvivalent dokument a pro anglický termín record navrhuji založený, popř. zaknihovaný či zaregistrovaný dokument (zkráceně ZD).

Tento termín v sobě implicitně obsahuje informaci, že ZD je dokument, který prošel nějakým dalším procesem; osobně preferuji adjektivum založený, protože vychází ze zvyklosti, kdy se důležité listinné dokumenty, na kterým organizaci záleželo, zakládaly do spisů.

Takto vybaveni pokusíme zapátrat na internetu po definici pojmu records management. Poměrně vyčerpávající jsem našel na mé oblíbené wikipedii, a to zde. Až se probereme detaily, zkuste jen ze zvědavosti srovnat detaily s definicí spisové služby tamtéž.

1. RM je způsob uchovávání ZD organizace od jejich vzniku až po případnou dobu jejich skartace; RM zahrnuje klasifikaci, uložení, zabezpečení a zničení ZD (v některých případech i jejich archivní uchovávání)
... v této obecné rovině moc rozdílů nenajdeme

2. ISO 15489:2001 (jedna z mezinárodních norem specifikující pojem records management) zahrnuje do RM:

• nastavení politik a standardů
• přiřazení zodpovědností a odpovědností
• vydání směrnic
• poskytování řady služeb spojených se správou a užíváním ZD
• navržení, zprovoznění a udržování systémů pro správu ZD
• integraci RM s ostatními systémy a procesy organizace

... zde už pár drobných rozdílů najdeme. Především, musíme si uvědomit, že rozmach RM nastal (jak se ostatně v anglickém článku na wikipedii zmiňuje) po aféře společnosti Enron, která ve spolupráci s poradenskou firmou Arthur Andersen, podváděla své investory - na základě zfalšované či ztracené dokumentace.
U nás je praxe trochu jiná - RM či spisovou službu organizace provádějí, "protože to po nich stát chce"; často však aniž by stát sám věděl proč, či měl mechanismy jak provádět kontrolu

Můj oblíbený příklad, který uvádím při prezentacích: podle zákona 499/2004 Sb. mají povinnost uchovávat dokumenty také politické strany. Ve smyslu výše uvedeného případu Enron/Andersen by bylo zajímavé provést kontrolu, zda politické strany také neuvádějí v omyl své investory, tj. voliče...

Jiný případ nesouvisí přímo s dokumenty: během své civilní služby v polovině devadesátých let jsem na základní škole Na Líše prováděl kontrolu počtu plynových masek pro děti. Masky byly staré, zaprášené, nemyslím, že by v případě chemického poplachu byly velkou pomocí a naopak možná by spíš způsobily pár problémů v případě cvičení. Přesto, kdyby se ztratila byť jediná, tak paní ředitelku zavřou...

Ale k meritu věci: rozdíl mezi RM a spisovou službou je ten, že RM je mnohem více metodologie, či proces, který slouží k ochraně něčeho, co buď organizace, nebo stát chce chránit. Jeho hlavní podstatou je říct, co se má dělat a kdo je za to zodpovědný a je mnohem volnější v provedení jak. Naopak, spisová služba je hlavně povinnost. Specifikuje co, je velmi detailní v jak, ale je velmi vágní v definování odpovědnosti (zkuste si např. najít v textech najít slovo "odpovědn*"). V jisté extrémní interpretaci se naplnění povinnosti chápe jako "implementace (aplikace) spisové služby" - tj. termínem "spisová služba" se míní sama aplikace.

3. zastavme se ještě u standardů
Pokud připustíme, že i v komerční organizaci existují elektronické dokumenty, které má smysl dlouhodobě uchovávat, ale na které se nevztahuje zákon 499/2004 Sb. (nebo jiný, např. 235/2004 Sb., který se vztahuje na účetní dokumenty - účtenky a faktury, pokud by byly vydávány v elektronické podobě) - může se jednat o nejrůznější vnitrofiremní standardy a procedury, či např. osobní údaje zaměstnanců či údaje o zákaznících (zde může RM pomoci zejména se zákonnou skartací danou zákonem 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů), pak standardy uvedené v zákoně o spisové službě, resp. jeho prováděcí vyhlášce, mohou být značně na obtíž - asi není nic špatného na formátu PDF/A (zajišťujícím čitelnost), dost možná však nebudou třeba elektronický podpis (autenticita - vnitrofiremní systémy si jistě s autenticitou vkladatele poradí), ani časové razítko (neměnnost - opět, organizace bude "věřit" svému systému), nemluvě o košatém metadatovém modelu Národního standardu.

4. časově omezená platnost ochranných prvků aneb legislativní časovaná bomba?
V neposlední řadě je třeba zmínit snad již poměrně známý fakt, že ochranné prvky zajišťující dlouhodobé uložení, mají samy časově poměrně omezenou platnost - což. J. Peterka nazývá ve svém článku "Časovanou bombou v e-Governmentu". Toto téma si zaslouží samostatný článek.