Definování vazeb mezi dokumenty v UCM

Definování vazeb mezi dokumenty je jedním ze základních nároků na každý systém pracující s dokumenty.

Spisy
Po formální stránce jsou v definování vazeb nejdále asi Spisy - tak jak jsou definovány např. v Národním standardu pro spisové služby. Logicky tvoří spis skupinu dokumentů, se kterou se pracuje v jistých operacích (např. uzavírání, přesun, skartace) najednou. Tato problematika je pokryta v UCM modulem Records Management a při popisu spisových služeb jsme se mu věnovali již několikrát.

Méně formální vazby
Pokud bychom nechali ale zákon 499/2004 Sb. stranou, bude pořád stále mnoho případů, kdy je třeba definovat vazbu mezi dokumenty. V UCM vznikla za tímto účelem řada komponent:

• ZipRenditionManagement - komponenta, která umožní ke každé položce vytvořit tzv. přílohy. Tyto přílohy, kterých může být libovolný počet (byť na vstupní masce je možné najendou jich přidat jen maximálně 5), nemají vlastní metadata a jsou zcela závislé na své mateřské položce.
  
  Př. užití: jakákoliv položka ve workflow, ke které jsou přikládány dodatečné informace (třeba i naskenované), které se primárně užity právě pro rozhodování ve workflow, či nesou historii.


• RelatedContent - tato komponenta naopak umožňuje vytvořit naprosto volné vazby mezi jakýmikoliv existujícími nezávislými položkami. Komponenta umí vytvářet vztahy typu: rodič - potomek či sourozenecké (peer-to-peer)
  
  Př. užití: informační vazby, rejstříky - bohužel se jedná o vazbu na úrovni metadat
  
  
• Folios - stojí někde uprostřed mezi dvěma výše zmíněnými způsoby. Položky ve Fóliu jsou na jednu stranu nezávislé (např. vstoupí-li do workflow Folio, neznamená to automaticky, že by do workflow vstoupila sama položka - uvědomme si navíc, že položka může být najednou ve více fóliích), na druhou stranu Fólio umožňuje vytvořit strukturovaný vztah mezi svými položkami
  
  Př. užití: dokumentace pro výběrové řízení, které musí mít určité povinné položky
  Př. užití 2: Fólio je možné využít i na koncept tzv. kompozitního dokumentu, kdy na jednom dokumentu (např. knize) pracuje najednou více autorů, kteří se tak navzájem neblokují v práci (každý na své kapitole). Fólio mj. podporuje funkci "zobraz jako celek".