Národní standard pro eSSL - 6.část: Operace (speciální operace)

V této části budeme pokračovat v požadavcích na ERMS, které vycházejí z jeho základního poslání, tj. péči o dokumenty. Abychom se vůbec v rozumném rozsahu článku dobrali konce, vezmeme to hodně telegraficky a jen u některých bodů se pustíme trochu více do hloubky.

• Bezpečnost - přidělování přístupu k dokumentům a metadatům na určitou dobu (toto by měla být jedna ze základních vlastností každého systému spravujícího data)
• Nezbytné dokumenty - klasifikace dokumentů, které se zálohují v odděleném režimu a v případě obnovy jsou k dispozici prioritně
• Zachování metadat - při zničení všech ztvárnění (renditions apod.) dokumentu je třeba ponechat metadata, aby o existenci dokumentu dále byl záznam
• Kontrola duplicity - při přidání dokumentu do spisu se kontroluje, zda už v něm není obsažen
• Typy dokumentů - v podstatě nastavení metadatové hodnoty; typy dokumentů mají pomoci definovat oprávnění vytvářet dokumenty (některé typy budou moci vytvářet jen uživatelé s příslušným oprávněním)
• Hlášení o stavu systému - tvorba reportů (MIS), které umožňují správcům sledovat, co se v systému děje. Jedná se o souhrnné reporty obsahující počty, potenciální rizikové operace (např. změna skartačního režimu), atd.
• Tvorba výtahu - "výtah" je speciální ztvárnění dokumentu, ve kterém jsou odstraněny či skryty informace, u nichž zpracovatel stanovil zvláštní ochranu; ve své obecnosti se jedná spíše o požadavek z oblasti DTP (např. i obfuskace fotografií či osobních údajů) a jsem zvědav, jak budou implementace vypadat
• Evidence analogových dokumentů - možná vás to překvapí, ale již dnes u všech projektů digitalizace je třeba myslet i na analogové, tj. listinné dokumenty. I kdyby se organizace rozhodla zdigitalizovat vše (což se prakticky nikdy nedělá - důvody jsou hlavně ekonomické, protože většinu starších dokumentů už fakticky "nikdo nepotřebuje"), je třeba myslet na přechodné období, kdy je část dokumentů již v digitální a část stále v analogové podobě. U analogových dokumentů, jejichž správa připomíná spíš systém pro prezenční výpůjčky v knihovně nebo skladové hospodářství se objeví některá specifika:
  • fyzický výskyt dokumentu
  • využití čárových kódů
  • sledování naplněnosti skladovacích prostor
  • a to vše pokud možno při užití stejných pravidel (dohledatelnosti, skartace apod.) jako u digitálních dokumentů
• Práce se záznamy, tj. elektronickými dokumenty, které je ještě možno měnit či nejsou součástí spisového a skartačního řádu
  
  • odlišení záznamů a dokumentů
  • tvorba dokumentu ze záznamu a naopak (modifikovatelná kopie)
  • podpora verzování u záznamů
• Práce s typovými spisy, tj. jakýmisi šablonami, které definují předem známou strukturu užívanou v předem stanovených procesech
• Podpora distribuovaných systémů, tj. lokální kopie obsahu a řešení kolizí mezi lokálními stavy a centrem (např. při změně metadat); ve své obecnosti je tento požadavek něco, co může nasazení ERMS značně prodražit
• Podpora offline režimu - o tom už jsme se zmiňovali; dokumenty mají umožňovat klasifikaci, které z nich takto nikdy být staženy nemohou
• Bezpečnostní kategorizace - neplést se zabezpečením; zde se jedná o klasifikaci na min. 5 úrovních přístupu (důvěrné - tajné - super tajné apod.), která je nadřazena "normálnímu" bezpečnostnímu mechanismu založeném např. na rolích
• Doplňování implicitních hodnot
• Vyznačování právní moci na dokumentech nebo vykonatelnosti - doplnění doložky právní moci do dokumentu

(Poslední pokračování za týden)