Národní standard pro eSSL - 3.část: Metadata

V dnešní části seriálu na téma Národní standard se budeme věnovat metadatům. Po zkušenostech z minulého týdne se raději vystříhám užití tabulek (opravdu to v editoru vypadá jinak).

Zatímco první dvě části je v dokumentu poměrně snadné identifikovat, najít kompletní přehled metadat je možné jedině v přílohách (příloha 1.1, příloha 1.2, XML schéma - příloha 2.) Po pravdě řečeno, ani to není příliš velká pomoc - přílohy 1.1 a 1.2 jsou psány rekurzivním způsobem a příloha 2. jako předpis XML schématu. Bylo by zajímavé změřit, kolik by autorům trvalo odpovědět na otázku: která jsou povinná metadata objektu Dokument?

Nicméně, metadata jde v zásadě rozdělit do několika kategorií:

• identifikační či popisná: např. jednoznačný identifikátor, název, popis, klíčová slova (vybraná ze slovníku) ad.
  
• data: datum vytvoření, otevření, uzavření, vyřazení apod.
• oběh dokumentu/zabezpečení: osoba či oddělení přidelení pro vyřízení, typ dokumentu ad.
  
• specializovaná metadata pro spisovou službu: skartační režim (skartační lhůta), spisový a skartační znak, číslo jednací ad.
  
• metadata specifická pro konkrétní oblast: např. id datové schránky, id odeslané datové zprávy (pro položky vyměňované přes datové schránky), email, CC, předmět (pro emaily), id uživatele, id skenovací sady, počet snímků (pro dokumenty získané skenováním) ad.
• flagy: nastavení možnosti vytvářet ve spisech součásti nebo díly, označení dokumentu za "nezbytný" ad.

Největší pozornost si asi zasluhují metadata zmíněná v sekci specializovaná metadata pro spisovou službu:
Skartační režim - na úrovni věcné skupiny, spisu či dokumentu se jedná o přiřazená metadata; skartační režimy jsou však i objekty definované v rámci ERMS. Jejich rolí je na základě pravidel stanovených zákony či interními procedurami organizace zaručit, že a) nedojde ke smazání položek, u nichž to není možné (např. faktury před uplynutím 10leté skartační lhůty) b) po uplynutí skartační lhůty poslat příslušné dokumenty do skartačního řízení.
Skartační režim rovněž definuje skartační lhůtu - každé položce však může být přiřazeno více režimů (např. dokument může mít obecný skartační režim pro finanční dokumenty, protože se však jedná o fakturu od klíčového zákazníka, může mít nastavena i speciílní pravidla), minimálně však vždy musí být přiřazen alespoň jeden. Případné konflikty pak řeší příslušná správcovská role.
Skartační znak - je položka, jejíž hodnoty jsou dokonce zmíněny už na úrovni zákona 499/2004 Sb. - může mít hodnoty "V" (výběr), "S" (stoupa), "A" (archivováno - u nás do národního archívu).
Číslo jednací, Spisový znak - jedná se vlastně o identifikační metadata, která však mají poměrně úzce specializovaný proces generování - např. číslo jednací je složeno z pořadového čísla dokumentu, roku a kódu organizace či útvaru.

V poslední části, kterou vzhledem k rozsáhlosti tématu bude možná nutné rozdělit do více článků, bychom se ještě podívali na operace, které národní standard vyžaduje podporovat. Vzhledem k mé dovolené si dovolím na příští týden publikovat článek na jiné téma a k národnímu standardu se pak vrátíme, jakmile to časové možnosti dovolí.