Novela zákona o archivnictví a spisové službě (část 2)

Jaké povinnosti tedy zákon jednotlivým subjektům ukládá?
Předně, je jasně řečeno, že povinnost vykonávat spisovou službu, tak jak je popsána v paragrafech 64 – 70 a zejména pak v chybějícím národním standardu, mají jen subjekty jasně vyspecifikovány v paragrafu 63. Konkrétně se pak jedná o:
„a) veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m),
b) kraje,
c) hlavní město Praha,
d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,
e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním
úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem,
(dále jen „určení původci“)“ a některé další subjekty zmíněné v odst. 2-4.
Na druhé straně je jasně stanoveno, že:
„(2) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem také
a) podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,
b) politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy a obecně prospěšné společnosti,
(dále jen „soukromoprávní původci“)“,
přičemž velmi podobné ustanovení bylo již v původní verzi zákona z roku 2004. To, co bylo poměrně výrazně pozměněno, je však zmiňovaná příloha (najdeme v ní např.):
„1. Statut – např. stanovy, jednací řády
2. Řízení – např. zprávy o auditu či výroční zprávy
4. Finanční dokumenty – roční statistické uzávěrky
5. Propagační činnost – např. katalogy či letáky ad.“
Co je, přinejmenším pro mě, poněkud matoucí, je, jakým způsobem by se měli podnikatelé starat o dokumenty, protože jediný způsob popsaný v zákoně je výkon spisové služby, který pro ně není závazný. Můj osobní názor je, že pro subjekty neprovozující spisovou službu je tak závazný přinejmenším §69a, který řeší uchovávání digitálního dokumentu obecně.
Navíc, uchovávání konkrétních typů dokumentů, které jsou běžně užívány v komerčním sektoru, řeší i další normy – např. zákon č. 235/2004 Sb, o dani z přidané hodnoty, který se zabývá uchováváním účtenek (zjednodušených daňových dokladů) a faktur, např. §27, odst. 1:
„Plátce je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím zvoleném místě. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu.“
Jistě ne náhodou se v citaci objevují stejné termíny, o jakých jsme psali minulý týden. Na okraj ještě poznamenejme, že ani tento text není z posledních týdnů – práce s elektronickými fakturami již je nějakou dobu možná.

Závěr
Možná již začínáte mít pocit jistého déjà vu. Ano, většina konceptů spojovaných s datovými schránkami zde již opravdu nějakou dobu je a často vlastně ani s datovými schránkami nemají nic moc společného. Co je tedy dnes jinak? Předně to, že existuje povinnost (jednu ukládá 300/2008, tj. vybírat schránku a patřičně reagovat na zprávy v ní nalezené, druhou pak novela 499/2004, tj. uchovávat a skartovat). Za druhé to, že když už systém vznikne, něco jím dříve nebo později začne chodit – jeden z našich potenciálních klientů po naprosto povrchní analýze s překvapením zjistil, že mu bude denně chodit více než 1 500 zpráv (!!!). Další už pak může být vyvoláno lavinovým efektem – jakmile vznikne infrastruktura, bývá už pak přidávání dalších agend poměrně jednoduché, či v neposlední řadě i příležitostmi, které systém nabízí (od 1.1. 2010 B2B komunikace, od 1.7.2010 pak i např. B2C, i když zde bude muset ještě někdo udělat kampaň, která přesvědčí fyzické osoby ke zřizování datových schránek v masivním měřítku).