Novela zákona o archivnictví a spisové službě (část 1)

K dnešnímu datu se už asi poměrně zřídka najde zákazník, který by doposud neslyšel o datových schránkách. Při detailní debatě se zjistí, že všichni většinou mají strach z toho, jak budou svoji schránku vybírat. Mnohem méně zákazníků si však uvědomuje zásadní problém – co budeme s datovými zprávami dělat, až přijdou....
Předně, zopakujme znovu: systém IS DS není archivační systém – zpráva se po 90 dnech (po přečtení či vypršení lhůty pro fikci doručení) smaže.
Datová zpráva však také obsahuje nějaké sdělení, na které se mohou vztahovat nějaká pravidla definovaná jinými zákony, než je zákon 300/2008 Sb., z titulu toho, že se jedná o specifický druh zprávy (žádost podaná na úřad, soudní vyrozumění či faktura). Kromě nutnosti zprávu zaarchivovat (tj. uložit ji definovaným způsobem a po uplynutí dané lhůty ji jiným definovaným zprůsobem zničit), je to v první řadě potřebu zprávu vyřídit – ať už se jedná o prosté vzetí na vědomí či vypracování odpovědi, rovněž odesílané přes rozhraní datových schránek (či jinak).
Zákon o archivnictví a spisové službě, jak napovídá jeho název, se zabývá zejména archivací.

1. většinu důležitých ustanovení pro dokumenty v digitální podobě lze nalézt v §69a. Především, je jasně specifikováno, že „Uchovávání dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu.“
2. Věrohodnost a neporušitelnost obsahu je prokazována pomocí uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo (zde by se spíše hodilo „a“) časového razítka, přičemž je-li dokument těmito aspekty opatřen, je původce povinen ověřit jejich platnost a zaznamenat výsledky ověření; v opačném případě pak opatřit dokument kvalifikovaným časovým razítkem (které samozřejmě něco stojí).
   Ve vazbě na datové schránky budiž doplněno, že časovým razítkem bude opatřovat zprávy ministerstvo, jinak ale budou umožňovat datové schránky doručení podepsaných i nepodepsaných zpráv; za vypravované zprávy bude mít pak zodpovědnost statutární orgán odesílatele. Není však zřejmé, zda se tato zodpovědnost vztahuje na zprávu jako na celek, nebo i na jednotlivé části (pokud obsahuje zpráva více příloh, které je následně třeba rozdělit – např. více faktur).
3. Čitelnost je pak upravena specifikací formátu, ve kterých je možné data dlouhodobě uchovávat (přesný seznam se nalézá ve vyhlášce 191/2009 Sb.): PDF/A (ISO 19005), PNG, TIFF, JPEG, MPEG1, MPEG2, MP2, MP3, WAV. XML bude výstupním formátem pro metadata, a to podle schématu XML, který bude přílohou národního standardu.
4. Velmi důležitým odstavcem, bez kterého by změny vlastně nešly uskutečnit, je §69a, odst. 8: „Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem.“
5. Na několika místech v zákoně je rovněž zmíněn Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (např. §70, odst. 2), který bude založen na normě MoReq2 (na toto téma vizte další detaily v článku z 10.6.2009) a který bude v plné míře popisovat detaily, jak má být archív digitálních systémů provozován. Zatím není k dispozici, ale draft dokumentu je možné získat např. na tomto linku.
   

Výše uvedené body jsou hodně o otázce „jak“. Tato otázka je hodně definována chybějícím národním standardem (přesto se asi v budoucnu někdy vrátíme i k draftu). Další otázkou, ve kterého je často zmatek, je, jaké povinnosti vlastně tento zákon klade na jednotlivé subjekty, zejm. pak na komerční sektor. Tomuto tématu se budeme věnovat příští týden.