Workflows, část 3.

Abychom si ukázali nějaké praktické využití, představte si následující situaci:


V prvním kroku dojde k roztřídění došlých zpráv (může se jednat třeba o skeny či datové zprávy) buď automaticky nebo manuálně na oddělení, která mají příslušné zprávy v gesci.

V každém kroku využívejte mnohem spíše skupiny uživatelů (v UCM se jim říká alias), než přímé přiřazení na konkrétní uživatele - přiřazení uživatele do skupiny je možné přebírat přímo z LDAP (např. ActiveDirectory); alias tedy v tomto případě reprezentuje roli v rámci workflow a je mnohem dynamičtější.

Protože se dá předpokládat, že průtok jednotlivými odděleními bude mít také povahu workflow, doporučuji tyto části implementovat jako subworkflow, což je speciální typ kriteriálního workflow, které nemá žádná vstupní kritéria (do se do něj vstoupit výhradně odskokem z jiného workflow).

Odskok z hlavního workflow do subworkflow je možné implementovat jako odskok (jump). V tomto případě je dokonce možné vše "naklikat" - v rámci odskoku si vyberete podmínku (založenou na metadatech) a workflow-krok, na který se má odskočit. Využití subworkflows má navíc tu výhodu, že můžete uchovat návratovou pozici (HasReturn), což zaručí, že po skončení subworkflow se řízení vrátí na správné místo v hlavním workflow - pokud znáte Basic, pak se to velmi podobá mechanismu podprogramů.

Na závěr možná jedno pozorování: nativní workflows v UCM jsou velmi silný mechanismus, byť dnes už se zastaralým GUI pro administraci, který splňuje požadavky pro implementaci oběhu jednoho dokumentu. V okamžiku, kdy potřebujete oběh více dokumentů (např. složka), nikdy se nesnažte synchronizovat workflow nad jednotlivými oddělenými dokumenty. UCM má pro reprezentaci "složky dokumentů" dva základní mechanismy:

• přílohy (attachments - dodává komponenta ZipRenditionsManager) - zde jsou dokumenty přidány jako přílohy k základní položce, která může vstupovat do workflow; tato vazba je velmi pevná a její nevýhodou může být, že přílohy nemají vlastní metadata, ani je není možné vyhledat při vyhledávání
• folia (komponenta Folios) - zde je kolem běžných položek vytvořena speciální položka, která se na ně odkazuje. Oběh této speciální položky pak může mít vliv i na odkazované dokumenty. Dokument však může být i ve více foliích - pro složitější vztahy se tento mechanismus může stát nepřehledným

Pro workflow složky pak někdy může být lepší jít "střední cestou" (takovou nabízí např. nepodporovaná komponenta Attachmentor, která vytváří pevnou vazbu rodič-potomek mezi položkami, které však mají vlastní metadata; do workflow může pak vstoupit jen rodičovská položka).

Zakončeme tedy výlet do světa workflow konstatováním, že i kdyby standardní funkcionalita nevyhovovala vašim požadavkům, vždy je možné UCM poměrně snadno upravit., což je beze vší pochyby jedna z jeho velmi silných vlastností.