Workflows, část 1.

Poslední dobou se objevilo několik otázek na téma workflow. Protože se problematiku blízkou zde diskutovaným produktům, pokusíme se na něm strávit trochu času.

Především, co to je workflow? Wikipedia jej definuje jako sekvenci vzájemně propojených kroků, které představují zpravidla nějakou práci pro jednotlivce, či skupinu osob. Jakkoli je tato definice přesná, bylo by možná lepší se ptát, co workflow představuje? I na tuto otázku najdeme v referovaném článku odpověď: abstrakci skutečné práce, nebo chcete-li, abstrakci obchodního/pracovního/výrobního procesu...

Jako všechny konceptuální modely se musí workflow vypořádat se dvěma protichůdnými požadavky:

• obsahovat dostatečnou míru detailu, aby postup podle workflow zaručil kvalitu výsledku
• neobsahovat zbytečnou míru detailu, aby režie workflow zbytečně neprodražovala celý proces

a to samozřejmě ještě za předpokladů, že

• kontroly nutné v reálném světě je možné nějak prověřit či zaručit
• reálný proces je vůbec možné nějak abstrahovat (tj. organizace se vůbec dokáže shodnout na tom, že takto funguje - asi nikoho nepřekvapí, že toto je zpravidla nejtěžší problém)

Abychom se trochu vrátili do našeho světa, není neobvyklé, že obchodní proces či workflow bývá reprezentováno oběhem nějakého dokumentu, ať už skutečného "papíru" či nyní čím dál častěji nějakého jeho elektronické verze.

Pokud se podíváme na to, jaké činnosti se s dokumentem typicky dějí, pak jsou to:

• pracovník/skupina se seznámí s obsahem dokumentu (máme evidenci, alternativně též v nějaké nezpochybnitelné verzi - podpis)
• pracovník/skupina vyjádří souhlas s předloženým obsahem (alternativně též s podpisem)
• pracovník/skupina doplní nějaké informace (obsah - i nový dokument! - i metadata)
• pracovník/skupina vyjádří nesouhlas s předloženým obsahem (často ve formě nějakých kontextových připomínek, ze kterých nesouhlas vyplývá)
• pracovník/skupina - na základě výše uvedeného - posune dokument k dalšímu zpracování
• pro elektronické dokumenty (a v omezené míře i pro listinné) je pak možné ještě reagovat na to, když se s dokumentem dlouho nic neděje, popř. (v integraci s HR či IDM řešeními) hrozí, že se dlouho nic dít nebude (např. dotyčná osoba odchází na dovolenou či onemocní); v tom případě je možné aktivovat nejrůznější eskalační či alternativní větve procesu

(Pokračování někdy příště)