Národní standard pro eSSL - 1.část: Uspořádání dokumentů

V dnešním článku se budeme věnovat dlouho avizovanému tématu, a to návrhu Národního standardu pro elektronické spisové služby tak, jak je dnes k dispozici. Protože se jedná o rozsáhlé téma, bude třeba jej rozdělit na několik částí. V této začneme od uspořádání dokumentů uvnitř systému ERMS.
Uspořádání vychází z tohoto schématu:

Pokud by tento obrázek byl pro Vás nepochopitelný, nabídnu ještě jeden, který sice neobsahuje všechny detaily, ale za to je naprosto jasný:

Začněme úplně na nejnižší úrovni: dokument se může skládat z jedné či několika komponent, tj. několika souborů. Ideou, která je za tímto požadavkem je práce s emaily, které mohou mít více příloh (každá příloha bude komponentou). Podobně může vypadat zpráva poslaná přes datové schránky. Přesto, z pohledu mnoha operací je nejmenší jednotkou dokument a od dalšího dělení můžeme abstrahovat.
Pokud bychom přeskočili na úplně opačný konec, systém ERMS musí umožňovat definici a spravování několika spisových plánů. Ty se pak dále dělí na věcné skupiny a spisy, přičemž v jedné věcné skupině mohou být pouze věcné skupiny nebo pouze spisy a členění věcných skupin musí být umožněno alespoň na 3 úrovně; počet hierarchií spisového plánu pak nesmí být vůbec omezen.
K čemu slouží takovéto dělení? Jednak vychází ze zvyklostí. Z hlediska elektronického zpracování však podporují dvě základní vlastnosti:

• dědičnost - např. při změně metadat (např. spisový znak) je změna na vyšší úrovni automaticky propagována do všech nižších úrovní; podobně je možné od nějaké úrovně dolů vše uzavřít, tj. zakázat přidávání dalších dokumentů, změny metadat apod.
  
• hromadné operace - např. import či export celé věcné skupiny

Od úrovně spisu je možné přiřadit velmi specifický parametr ERMS, a to skartační režim. Detailně se mu budeme věnovat někdy příště, ale toto je parametr, který se stará o to, aby položku nebylo možné smazat před uplynutím skartační lhůty a naopak, aby po jejím uplynutí položka automaticky vstoupila do skartačního workflow.
Na úrovni uprostřed schématu je pak ještě možné spis dále dělit na (volitelné) součásti a díly. Jejich specifikum spočívá v tom, že v jedné otevřené součásti může být jen jeden otevřený díl, tj. díl do kterého je možné přidávat další dokumenty, či měnit metadata.