Garantované vs. Negarantované úložiště (Dlouhodobé ukládání dokumentů)

Poslední dobou, naposledy ve výzvě 06 TC pro Obce s Rozšířenou Pravomocí, o jejímž vypsání jsme psali ve článku minulý týden, se začínají objevovat nejrůznější termíny související s dlouhodobým ukládáním dokumentů, zejména pak termíny garantované resp. negarantované úložiště. Přiznám se, že mi tyto termíny trochu připomínají yettiho - všichni o nich mluví, ale nikdo je dosud neviděl (tím myslím: zákonnou či podzákonnou normu, která by specifikovala, o co se vlastně jedná či v čem je mezi nimi rozdíl).

Bohužel, tento stav nejasnosti se týká nejen těchto termínů, ale celkového stavu "dlouhodobé archivace" (viz např. předposlední odstavec článku J. Peterky "Pandořiny datové schránky..." - k tomu osobní komentář: viděli jsme se jen jednou, ale kdyby se p. Peterka zeptal mně, potažmo Oracle, dostal by odpověď, že my archivujeme podle zákona 499/2004 Sb., tj. jeho novelizované verze, protože nic jiného česká legislativa zatím nezná).

Pokusím se tedy tento stav alespoň trochu objasnit. Předem však upozorňuji, že se jedná o stav k dnešnímu dni, který už zítra může být jiný (chystá se obdobná výzva pro Technologická centra krajů, která by prý měla vyjít do konce listopadu).

Z hlediska ukládání digitálních dokumentů je klíčovou normou novela zákona 499/2004 Sb., konkrétně pak paragraf 69a (Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě). Z pohledu dnešního článku mi přijdou nejdůležitější odstavce č. 3 a č.8 (na toto téma bychom už se opakovali - viz článek z 15.7.2009). Všimněte si formulace "po dobu skartační lhůty dokumentu", která nijak neomezuje, o jak dlouhý interval by se mělo jednat - a to určitě existují dokumenty, u nichž je tato doba na desítky let nebo "navždy".

Jediný časový údaj týkající se dlouhodobého ukládání najdeme jen v definici termínu správní archív, který je definován jako "součást původce určená k dohledu na spisovou službu původce a k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů se skartační lhůtou delší než 5 let," - ergo jakési dělení zřejmě existuje pro dokumenty se skartační lhůtou do 5 let a delší.

Pokud se jedná o termíny garantované či negarantované úložiště (že by zde byla užita ona hranice pěti let?), ty v zákoně nenajdeme. Dokonce tam nenajdeme ani termín úložiště, který se však využívá aspoň v podzákonných normách, konkrétně ve vyhlášce o výkonu spisové služby (191/2009 Sb.), o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů (193/2009 Sb.) a pak samotném Národním standardu pro spisové služby. Ve všech těchto dokumentech se však využívá, jako by bylo jasné, o co se jedná (!!!), přičemž si nemohu odpustit dojem, že se jedná o užívání ne zcela konzistentní (někdy ve smyslu aplikace - např. "sdílení částí úložiště ERMS", jindy ve smyslu čehosi, co má blíže zařízení - např. "stanovením místa ukládání (ukládání na externí média, do jiného systému nebo do vzdáleného úložiště)." Ať už se však jedná o jakékoliv užití, vždy je respektováno dodržení základních principů, tj. věrohodnost, neporušitelnost a čitelnost.

Jediné definice těchto pojmů tak nalezneme jen v konceptu výzvy TC pro ORP (kraje), kde

• úložiště (kap. 5.1.2.2 Popis úložiště): "Ukládání dat řešit prostřednictvím NAS (Networked Attached Storage) popř. SAN (Storage Area Network),...", tj. specifikováno jako hardwarové zařízení (kam zmizela podpora základních principů?)
• negarantované úložiště (implicitně definováno v kap. 3.3.2., resp. 5.1.1.1, např. jako) "Negarantované úložiště, umístěné na TC ORP, je určeno pro ukládání nevyřízených a neuzavřených a spisů pořízených nebo přijatých jak samotnou ORP , tak spádově všemi obcemi ve správním obvodu ORP. "
• garantované úložiště se do čistopisu dostalo už opět jen jako užívaný termín. V konceptu dokumentu (na stránkách MV ČR) pak ale najdeme i definici: "Garantované úložiště je určené zejména pro ukládání dokumentů uzavřených spisů v elektronické podobě do elektronické spisovny. Ta je základem konstrukce TC Kraje. Garantované úložiště musí splnit základní požadavky:
  
  • dlouhodobé uložení spisů dle požadavků aktuální legislativy, včetně požadavků na skartaci;
  
  • aplikace mechanismů prokazatelnost neměnnosti a pravosti původu obsahu spisů;
  
  • garantovaný výhradní přístup oprávněným uživatelům"

Pokud je z toho někdo moudrý a dokáže určit, v čem se mají garantované úložiště od negarantované lišit a hlavně, kde je to napsané (možná existuje ještě nějaká další norma - proč však na ní nikde není alespoň odkaz?), pak já tedy přiznávám, že nevím.

Mohu-li však usuzovat podle toho, "co jsem slyšel" (např. na konferenci CNZ, v přednášce p. Šírla "Elektronické dokumenty a eGovernment ", kde se mj. používaly termíny pasivní a aktivní úložiště), pak rozdíl je v implementaci standardu OAIS (který dosud není v legislativě nikde zakotven) a v tom, že aktivní (garantované) úložiště nabízí i funkce zachování či obnovování základních aspektů dlouhodobé archivace v čase - např. pro neporušitelnost (kde OAIS, která je z roku 2002 a mj. doporučuje CheckSums a předpokládá, že se "tyto mechanismy budou v čase dále vyvíjet").

Poznámka na závěr: technologicky přesný termín v angličtině je důvěryhodné úložiště (viz např. zde). Označovat ovšem úložiště (která budou splňovat např. požadavky zákona 499/2004 Sb., ale jen na kratší skartační lhůty, což jsou mimochodem všechny spisové služby a ERMS systémy velkých dodavatelů) termínem nedůvěryhodné by bylo přeci jen trochu nefér. Uvidíme, jakým způsobem se OAIS, či jiný podobný standard, nakonec do legislativy dostane.